Steg 1 - Förbered
Förbereda processutveckling handlar mycket om att sätta upp och ange förutsättningar för att bedriva förbättringsprojekt/uppdrag. Att driva framgångsrikt förändringsarbete kräver fokus på hela förändringsprocessen och att alla de viktiga bitarna i förändringsarbetet finns med från början.
Steg 2 - Förstå
För att kunna förstå processen och därefter förbättra den krävs det inledningsvis att man beskriver och tolkar nuläget. En beskrivning över på vilket sätt verksamheten fungerar i nuläget är viktigt för att kunna skapa ett gemensamt underlag att arbeta utifrån. Det går inte att säga vart man vill, utan att först veta vart man befinner sig.
Steg 3 - Förbättra
Att genomföra förbättringsåtgärder i processen är ofta det som drivit arbetet framåt i de tidigare faserna. Förbättringarna kan vara mindre, kontinuerliga förbättringar likväl som radikala, större förbättringsåtgärder som leder fram till ett "bör-läge" av processen. Att konstruera fram ett "bör-läge" av processerna är ett rationellt sätt att bedriva förbättringsarbetet på efter som man utifrån önskat resultat kan planer
a och sätta upp delmål på vägen. Huvudprocesskartan (verksamhetens viktigaste processer) är betydande för helheten.
Steg 4 - Förverkliga
I denna fas kommer förbättringarna att märkas, oftast genom nöjdare kunder eller minskade kostnader. Något av följande steg måste finnas i denna fasen:
Beskrivning av det nya arbetssättet (processkarta, rutinbeskrivningar m.m)
Bilda tvärfunktionella team/arbetslag
Nya roller och uppdrag
Utbildning och utveckla mätsystem som stödjer processerna
Steg 5 - Förvalta
Att förvalta processer innebär att man ser över följande områden regelbundet.
Huvudprocesskartan ska alltid finnas uppdaterad med en giltig version. Mätsystemet ska förfinas och förbättras. Styrsystemet ska vara uppdaterat och innehålla en struktur och metoder för ständiga förbättringar.